Outlookを使って出社が必要な予定に色を付ける

会社のパソコンのOutlookの予定表に手を加えて、外出が必要なものに色を付けるようにしました。

リモートワークも1年半を超えると、すっかり慣れっこになってしまい、自分が毎日電車に揺られて出社していたなど、想像することすら難しくなってきます。そしてそういう生活にすっかり慣れっこになってしまうと、無意識に変な思い込みをしてしまいます。

 

「すべての会議は電話会議である」

そんなはずはないのですが、自宅で寝っ転がってiPadで本を読んでいるときに送られてくる会議出席要請など、めんどくさくて詳細まで読みません。ましてや、開催場所がどこかなど見るはずもないのです。結果、出社が必要な会議に出損ねるという痛恨のミスが起きます。

そこで、Outlookの設定に手を入れて電話会議以外の会議に目立つ色を塗るようにしました。こうしておけば、事前にどの会議で出社が必要か一目瞭然なので、上述のようなミスがなくなります。

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外出が必要な予定はオレンジ色に

使用しているのはOffice 365のデスクトップ用Outlookです。まず、Outlookで予定表を選び、「表示」メニューから「ビューの設定」をクリックします。

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予定表の設定

「ビューの詳細設定」ダイアログが開きますので「条件付き書式」をクリックします。

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条件付き書式

ここで空の「条件付き書式」ダイアログが開きます。

まず、「追加」ボタンを押して名前を「出社ではない」に変更し、色を「無し」に変更します。これから詳細を説明しますが、この条件にあう予定は「出社の必要なし」として色をデフォルトのまま残すためのものです。

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二つの条件付き書式

「条件」ボタンをクリックすると「フィルター」ダイアログが開きます。上のタブから「高度な検索」を選びます。はじめは「次の条件でアイテムを検索します」欄が空です。そこで、「出社しなくてよい予定」を特定するための条件をひとつひとつ入れていきます。

電話会議の場合、予定表の「場所」欄に「Zoom」や「Teams」といった文字が入っています。”https"という文字列は会議のURLを示すので、これも出社は不要でしょう。そこで、ダイアログ下部のフィールドを使って、今言った条件にを一つ一つ指定し、追加していきます。

一番下に「未定」という文字が見えますが、これは私が自分向けの時間押さえに使う時の符丁です。

このフィルターの条件は"OR"条件です。つまり、どれかに一致すればその予定表は「条件に一致した」と判断されて、この場合は色指定なしになります。

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出社が必要のない予定の特徴

次に出社が必要な条件の列挙です。

一端「OK」ボタンを押して「フィルター」ダイアログを閉じた後、「条件付き書式」ダイアログに戻って「会社かもしれない」条件を作ります。

この条件は少し変わっています。「予定の場所欄に値がある(空白ではない)」と「予定の場所欄に値がない(空白である)」ですが、これらは"OR"条件ですので結局すべての予定が一致することになります。

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会社に行かなければならないかもしれない予定の特徴

これは先の「条件付き書式」ダイアログに秘密があります。「条件付き書式」ダイアログに列挙した条件は上から下に調べられ、条件に一致した予定は処理をそこで終え、続く条件は無視されます。つまり、会社に出なくてよいと結論付けられた予定はそこで終わりになり、「そう結論付けられなかったすべての予定」が今作ったフィルターですべて拾われることになります。

結局、

  • 会社に行かなくてよいとはっきり言える場合は色を変えない
  • そうでない場合は色をオレンジにする

というルールを作ることで、会社に行く必要のある予定をピックアップしているのです。

私はひどいおっちょこちょいで、相当な社会不適格者です。しかしながらこうやってコンピュータが自分を助けるように設定することで、なんとか社会を渡っている次第です。

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