出張の準備として、Office Live Workspaceを使ってみましたが思ったよりずっと便利です。これまでずっと、このサービスがSharepointであることを知りませんでした。知っていればもっと早く使ったのに。
Office Live Workspaceは、ファイルをネット上のサーバーにアップロードして共有するサービスです。他人と共有しなくてもかまいません。その場合、自分の持っている複数のコンピュータから使えます。サーバー上のデータシェアリング・サービスにはいくつかありますが、Office Live Workspaceには際だった特徴があります。
MS Office製品から直接アクセスできる
Windows上でMS Office 2003, 2007を使っている場合、ブラウザからファイルを直接編集できます。たとえばブラウザでエクセルのファイルをクリックすると、メニューが現れます。そのメニューから編集を実行すると、自動的に手元のコンピュータのエクセルが起動してファイルを開きます。保存すると自動的にサーバーに結果が反映されます。この間、手元のPCにファイルを一旦ダウンロードするような手間はありません。
最初の一回だけ、Officeに専用Add Onがインストールされます。それだけです。
ブラウザがあればファイルを見ることができる
このサービスは通常のよく見かけるファイル・アップローダーのようにどの種類のOSであってもブラウザがあればファイルをダウンロードできます。それだけではなくファイルの中身を見ることも出来ます。比喩を挙げて考えましょう。はてなフォトライフや、flickerのようなWEBアルバム・サービスはサーバーにJPEGファイルをアップロードすると、ブラウザだけでどのようなOSからでも写真を見ることが出来ます。同じように、Office Live Workspaceサーバーにエクセルのファイルをアップロードすると、ブラウザだけでそのファイルの中身を閲覧できます（編集はできません）。
履歴が保存される
Office Live Workspaceのサーバーは文書編集の履歴を保存します。ですので、編集して保存したあとにミスに気がついて顔が青くなっても、ちゃんと元に戻せます。
ローカル・コピーを持たない
ファイル・シェアリングで有名なサービスと言うと、DropBoxがあります。これは手元のPCとサーバーの双方にファイルのコピーを持ち、新しい方で古い方を上書きします。上書きの管理は同期ソフトが行います。この方式のメリットは、ネットにつながっていない場合でもファイルを使った作業が出来ることです。この手のソフトとして私はGroove Virtual Officeを使っていましたが、大変便利でした。ローカル・コピーはバックアップでもあるので安心感もあります。
一方、同期ソフトのデメリットは、まさにローカルコピーを持つことです。二台のクライアントPCがオフライン状態でファイルを更新した場合、どのように解決するかは悩ましい問題です。そして、それほど希というわけでもありません。また、同期ソフトをインストールし直すときなど、大量のファイルの同期が行われます。これも時に問題を引き起こします。
Office Live Workspaceはローカルコピーを持ちません。そのため、同時に二つのコピーが編集されることはありません。また、大規模再同期の問題も起きません。
デバイスドライバを必要としない
Office Live Workspaceはブラウザがあればファイルの閲覧、ダウンロードが可能です。また、MS Office用のアドオンをのぞけば、特別なデバイスドライバやアプリケーションは不要です。どういうことかというと、このサービスはOSをいじらないのです。ネット上のサーバーをディスクに見立てるサービスはOSに専用のデバイスドライバを入れなければなりません。これは少し不安になるようなことです。しかし、Office Live WorkspaceはMS OfficeにAdd Onを追加するだけです。最悪の場合もOfficeの入れ替えだけで済みます。安心感は大きいです。
まとめ
個人的な文書でもっぱら自宅で作業するものの、たまに昼休みに編集したくなる、という文書が私にはいくつかあります。そういった用途にOffice Workspaceはぴったりです。このサービスは予定表は連絡先といったデータをOutlookで閲覧・編集する機能も持っており、それらを使って複数人が遠隔地で共同作業することも可能です。レポート作成、旅行計画といったテンプレートも用意されており、敷居が低いです。
ファイル共有サービスは掃いて捨てるほどありますが、そのどれにも満足がいかないようならOffice Live Workspaceも試して見てください。
