本社の社員向けページが模様替えしたのは知っていたのですが、昨年の秋から一部の社員が独自ページを持っていることが知れ渡り始めました。それがSharePointと呼ばれるものだとわかったのがボストンへ移ってすぐのこと。仕事でそのうちのひとつに「参加」して少し雰囲気を味わいました。
SharePointはMicrosoftのネットワーク製品に乗っかるアドオンです。SharePoint上にはTeamと呼ばれるサイトを複数作ることができます。サイトの管理者はネットワークのユーザーであれば誰でもなることができ、メンバーもチームごとに設定することができます。当然、メンバーごとの権限はチームごとに管理者が設定できます。
サイトの中にはさらにサブサイトを作り、独立した管理者が独自の運営をおこなえます。ここまでは大体想像がついていました。
先週になって「うちの部署でも活用できるか探ってみようか」と、あらかじめ取っておいたチームサイトをいじり始めました。早速週末に本を一冊買い求めて、暇を見ながらチョコチョコとサイトいじり。
これがびっくりです。
サイトのページはタブで選ぶインターフェースになっており、一般のWebサイトほどの柔軟性はありません。しかし、ページ内のBBS、アナウンス、リンク集、イメージ、ToDoリスト、共有文書書庫などはすべて「パーツ」となっており、特殊なソフトなしにブラウザ上でVBやDelphiのような操作感によるGUI設計が可能です。パーツは機能実体なので、BBSを貼り付けるとページ上に即BBSの要約が現れます。クリックするとツリー式WEBページに直接飛びます。
サブサイトは気軽に作ることができるのですが、SharePointの真骨頂はサブサイトを会議用スペースとして「イベント」に結びつけたことです。たとえば、
- セミナー
- 会議
- 社員旅行
などといった、比較的準備を要する共同作業のそれぞれにサイトを割り当てることで、目的や進捗状況、意見交換、関連サイト、関連ファイルなどを一箇所にまとめ、複数の人がブラウザ越しに共同作業をおこなうことができます。SharePointの「会議用スペース」は使い捨てですが、当然翌年の同じ行事をおこなうときには過去の行事を覗くことで参考にできます。そして、一度作ったサイトはチームサイトであれ会議用スペースであれ「テンプレート」として保存できます。したがって2005年の社員旅行準備スペースは、2004年の社員旅行準備スペースをテンプレートとして簡単に新規作成できます。
いわゆるグループウェアと異なり、徹底したグループ単位での作業を情報管理単位としているのが目新しいところです。
会議スペースも乱用すれば管理不能になるのか、それとも数百のスペースの中から新たな使い方が浮かび上がるのかはまだわかりませんが、なかなか使えそうなソフトです。
